Autorización de recogida y salidas: qué debe incluir

1. Autorización de recogida habitual

Es la lista de personas autorizadas a recoger al alumno de forma ordinaria.

• Datos del alumno y aula.
• Nombre, DNI/NIE y relación con el menor de cada persona autorizada.
• Teléfono de contacto de cada una.
• Declaración de que el centro exigirá identificación cuando no conozca a la persona.
• Firma de quien ostenta la patria potestad o tutela, fecha y vigencia (curso escolar).

Si existe una resolución judicial que limite el régimen de custodia o visitas, el centro debe tener copia y reflejarlo en la ficha del alumno. Sin ese documento, no puedes negar la entrega a un progenitor.

2. Autorización puntual de recogida

Para el día en que recoge alguien que no está en la lista. Debe identificar a la persona, el día concreto y estar firmada por la familia. Un mensaje sin firma no es una autorización: guarda siempre el documento o la firma digital asociada.

3. Autorización de salida del centro (excursiones)

• Actividad, destino, fecha, horario de salida y regreso.
• Medio de transporte y personal acompañante.
• Coste, si lo hay.
• Datos médicos relevantes y teléfono de urgencia de la familia.
• Firma expresa. El silencio nunca equivale a autorización.

4. Autorización de imagen: siempre separada

El consentimiento para publicar fotografías o vídeos del menor debe ser específico, informado y revocable, y debe distinguir los usos: comunicación interna con familias, web del centro, redes sociales. Meterlo dentro de la matrícula como un bloque único no cumple el RGPD. Y si una familia lo revoca, tu sistema tiene que permitirte saberlo antes de publicar.

5. RGPD: lo que suele fallar

• Autorizaciones en papel dentro de un archivador sin llave.
• Listas de personas autorizadas en un grupo de WhatsApp del equipo.
• Documentos de cursos anteriores que nadie ha eliminado.
• Consentimientos de imagen sin posibilidad de revocación registrada.

La versión digital

Con autorizaciones digitales, la familia firma desde el móvil, el documento queda vinculado a la ficha del alumno con fecha y hora, y el equipo de aula ve al instante quién puede recoger y quién ha autorizado la excursión. Se acaban las carpetas y las llamadas de última hora.

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